Met ons unieke 7-stappenmethodiek nemen we u  mee in de organisatie van een succesvolle bijeenkomst.

SOLA  congressen  sprekers is een dynamisch en klantgericht bureau dat sterk is in organiseren. Wij zetten ons in om de thema’s innovatie, duurzaamheid en transitie op de kaart te zetten. Samen met onze klanten verbinden wij mens en organisatie aan nieuwe kennis en inspiratie.
Voor meerdere relaties verzorgen wij de complete eventafdeling en voor andere klanten verzorgen wij de grotere events. Groot of klein; per project kijken we samen welke stappen er nodig zijn om de bijeenkomst vorm te geven. Op deze wijze blijft u zelf owner van de inhoud en zorgen wij voor de vorm.
Aan de hand van onze 7 stappenmethodiek geven wij vorm aan uw bijeenkomsten. Dit doen wij voor gemeenten, overheid, duurzame energiesector, bankwezen, agrarische sector, zorg, woningcorporaties en TKI’s

Van thema naar inhoud
Alles start met een doel. U bent eruit: het event wordt een bijeenkomst. En nu?
SOLA denkt actief mee bij het bepalen van een thema, de doelgroep. We houden u scherp.

1. Wat is het doel van uw bijeenkomst?
2. Hoe stelt u het doel vast?
3. Hoe geeft u uw bijeenkomst inhoud?
4. Wanneer is de bijeenkomst geslaagd? 

SOLA presenteert na de brainstormsessie een op maat gemaakt plan.

Boek een halve dag consultancy van SOLA. Na deze halve dag staat de fundering van je bijeenkomst in de steigers.

SOLA:
waar actuele thema’s met aandacht voor de deelnemer centraal staat

Programma maken en sprekers kiezen

Waar gaat het over? De contouren van de bijeenkomst worden zichtbaar. Tijd om praktisch te worden. Wordt het een dag, meerdere dagen of een dagdeel? Plenair of in subgroepen? Is er een dagvoorzitter nodig? Welke sprekers bieden inspiratie op het thema?  SOLA denkt mee en helpt de juiste sprekers en dagvoorzitter te vinden waardoor je event op alle vlakken slaagt.

Bereiken van de doelgroep

De doelgroep is bepaald en waar vinden we potentiële deelnemers?
Hoe gaan we ze bereiken? Welke communicatiemiddelen zetten we in?
Wie zijn de partners en is er ruimte voor sponsoren?
Als dit duidelijk is kunnen we aan de slag met de uitvoering. 
SOLA  heeft de creativiteit in huis om ook hier te verrassen!

Digitaal platform met optimale klantenservice

Het deelnemersregistratie systeem is het kloppend hart van je event!
Deelnemers willen zich aanmelden. Wat heeft u nodig aan gegevens? Een eenvoudige spreadsheet voldoet niet meer.
Hoe zit het met de privacy van de gegevens? Waar kunnen deelnemers terecht met vragen?
SOLA biedt een unieke combinatie van een betrouwbaar registratiesysteem met een persoonlijke klantenservice die weet waar het over gaat. 

Softwarepakketten voor deelnemersregistratie zijn er in overvloed. De combinatie software met optimale klantenservice van SOLA is uniek. Het informatie-en communicatieproces verloopt via een efficiënt digitaal platform met service op maat, inclusief mogelijkheid tot digitale facturering en betaling.

Voordelen

• U betaalt voor wat u afneemt, uw klanten ontvangen een optimale klantenservice.
• Behaal uw eerste winst op uw budget: noshow bij een gratis event wordt teruggebracht tot een minimum.
• Direct inzicht in de stand van zaken, u hoeft niet te wachten op een mailtje met een bestand.

Van aanmelden tot evaluatie

• Een digitaal inschrijfformulier op maat
• Na aanmelding ontvangt de deelnemer een automatisch gegenereerde e-mail met aanvullende informatie
• Zo nodig een digitale factuur met een link naar online betalen
• Een automatisch ingestelde mail met de informatie zodra de betaling binnen is

Wij geven u direct online inzicht

• Wie heeft zich ingeschreven
• Wie heeft betaald en hoeveel
• Deze lijsten zijn op elk moment in te zien door de klant
• Veel is mogelijk, bijvoorbeeld speciale codes gekoppeld aan speciale prijzen.

De kracht van SOLA is effectief en daadkrachtige support bieden bij de organisatie van uw evenement.

Implementatie en uitvoering
De dag krijgt steeds meer vorm. SOLA vindt een geschikte locatie, kiest en regelt de catering, zorgt voor goede technische ondersteuning, maakt het draaiboek en benadert dagvoorzitter, sprekers en andere betrokken mensen.
We voeren uit volgens plan en houden de begroting scherp in de gaten. 
SOLA weet waar je op moet letten als het gaat om de implementatie en uitvoering.
Bij de juiste uitvoering bespaar je veel geld.

Commerciële en/of administratieve ondersteuning
SOLA  support heeft ruime ervaring in het vinden van sponsoren, het verzorgen van drukwerk, het uitzoeken van relatiegeschenken en het uitvoeren van speciale verzoeken zoals bijzondere aankleding van de locatie of het nabellen van potentiële deelnemers  • vliegtickets & hotel boeken • deelnemersregistratie • u vraagt en wij vullen het in.

Uitgebreide terugkoppeling op maat
Meten is weten. Na afloop van de bijeenkomst ontvangt u van SOLA een uitgebreide kwantitatieve en kwalitatieve rapportage en evaluatie. Zo weet u precies hoe geslaagd uw bijeenkomst was en of het doel is gehaald.