Een congres organiseren is niet moeilijk. Je denkt logisch na en onderneemt acties. Omdat toch vaak het overzicht ontbreekt, heb ik de 7-stappenmethodiek bedacht. Daarmee ga je gestructureerd aan de slag.
Deze methode houdt in dat je eerst de doelgroepen en de doelen bepaalt en vervolgens de inhoud en vorm. Daarna ga je de deelnemers selecteren, bereiken en registreren. Tot slot kun je afspraken maken, ondersteuning regelen en is een evaluatie belangrijk.
Stap 1: de doelgroepen en doelen bepalen
Een denkbare fout hierbij is dat je te veel van je eigen organisatie uitgaat. Er is bijvoorbeeld een product ontwikkeld, dus vind je dat productpromotie het doel van de bijeenkomst moet zijn. Of er is onderzoek verricht, dus vind je dat een verslag daarvan het doel moet zijn. Maar zo ga je er mogelijk aan voorbij dat elke bijeenkomst verschillende doelgroepen heeft: eigen medewerkers en ook mensen van buiten, deelnemers en ook sponsoren, deskundigen en ook leken. Je moet je daarom afvragen wanneer de bijeenkomst voor deze verschillende doelgroepen geslaagd is, dus welke verschillende doelen je wilt bereiken. Het kan zinvol zijn mensen uit de verschillende doelgroepen bij de organisatie te betrekken. Laat hen duidelijk aangeven welke doelen belangrijk zijn.
Stap 2: de inhoud en vorm bepalen
Inhoud is belangrijk en zonder goede vorm komt die niet over het voetlicht. Denk daarom goed na over de duur: een halve of hele dag, al of niet met een avondprogramma of zelfs twee dagen. Hoe ligt de verhouding tussen kennisoverdracht en inspireren, tussen zenden en dynamiek (door bijvoorbeeld iemand te interviewen of door op stellingen te laten stemmen)? Gebeurt alles plenair of ook in groepen? Een programma van zes presentaties in een middagbijeenkomst vraagt nogal wat van de deelnemers. Ook de keuze van de sprekers is een vormkwestie. Gaat het om kennisoverdracht, dan is het een valkuil iemand uit te nodigen die misschien in dertig minuten veertig PowerPoint-slides presenteert. Elk leereffect kan dan verloren gaan. Kies de juiste vorm, gelet op de doelen, en vind daar de geschikte inhoud bij.
Dagvoorzitter
Het is af te raden de directeur als dagvoorzitter op te laten treden. Hij of zij weet te goed wat er speelt, gebruikt ongetwijfeld bedrijfsjargon en zal lastige kwesties uit de weg gaan. Een externe dagvoorzitter zorgt daarentegen voor dynamiek, stelt onverwachte vragen en kan ervoor zorgen dat de deelnemers extra geïnspireerd raken door beladen materie op een andere wijze te belichten. De directeur kan natuurlijk wel de bijeenkomst openen, een welkomstwoord uitspreken of zich door de dagvoorzitter laten interviewen.
Stap 3: de deelnemers selecteren en bereiken
De doelgroepen en doelen zijn bepaald, het programma is gemaakt. Nu kun je deelnemers gaan selecteren en benaderen. Dat is niet altijd eenvoudig. Stel dat je een bijeenkomst voor watermanagers organiseert. Wie in deze doelgroep zal dan interesse in jouw bijeenkomst hebben? Een aantrekkelijk programma is daarvoor essentieel. Wanneer je voor een homogene groep deelnemers kiest, kan de nadruk op kennisoverdracht komen te liggen. Is netwerken een belangrijke doelstelling, dan kun je deelnemers in zogenoemde ketens gaan zoeken (bijvoorbeeld producenten, importeurs, groothandelaren, verkopers, afnemers). Belangrijk is dat de deelnemers krijgen wat hun is beloofd en zo mogelijk nog net iets meer.
Stap 4: de deelnemers registreren
Win tijd en vermijd dat deelnemers zich moeten opgeven door jou een e-mailbericht te sturen. Je moet dan al hun namen in een Excelbestand zetten. Ook moet je al die mensen een bevestigingsmail sturen en bijvoorbeeld na een programmawijziging nog eens een e-mail. Dit maakt geen professionele indruk, vergroot de foutenkans en betekent veel werk, dus tijd. Er zijn online gratis deelnemersregistratiesystemen beschikbaar en, tegen betaling, extra geavanceerde systemen. Met een deelnemersregistratiesysteem kun je efficiënt met grote groepen deelnemers omgaan én tegelijkertijd aan de privacywetgeving voldoen. Belangrijk is ook, dat je met een goede deelnemersregistratie grip op het budget houdt. Wanneer nogal wat mensen zich afmelden en je hebt daar geen zicht op, betaal je mogelijk te veel voor de catering, de grotere zaal en de ingehuurde gastvrouwen.
Stap 5: de nodige acties ondernemen
Zodra je weet waar de bijeenkomst plaatsvindt, wat het programma inhoudt en hoeveel deelnemers je verwacht, kun je definitieve afspraken met andere partijen maken en zelf de nodige acties ondernemen. Denk daarbij aan de inhuur van gastvrouwen, het regelen van techniek en afspraken over catering maken. Zorg ervoor dat alles helemaal in orde is. Wanneer de deelnemers niet met alle aandacht worden ontvangen, er geen wifi is, de toiletten niet schoon zijn of de techniek hapert, zal men de bijeenkomst deels daarop beoordelen. Ondanks het mooie programma en de excellente sprekers!
Stap 6: de nodige ondersteuning regelen
Een bijeenkomst organiseren is simpel, als je de tijd hebt. Moet je het naast je normale werk doen, dan kan het lastig worden. Er komen immers veel vragen op je af. Moet er een programmaboekje komen? Een verslag? Worden buitenlandse sprekers van het vliegveld opgehaald? Is voor hen een hotel besproken? Is er na de bijeenkomst een diner met de directie, de sprekers en belangrijke gasten? Maak van tevoren een lijst van dergelijke punten. Bedenk dat je voor zulke diensten ondersteuning kunt inhuren. Dat kost natuurlijk wat, maar met een effectieve en efficiënte aanpak verdien je deze kosten terug, al is het alleen maar in tijd.
Professioneel verslag
Een goed verzorgd verslag – in de vorm van een persbericht, een artikel voor de vakpers of een zelfstandige publicatie – kan de impact van de bijeenkomst vergroten. Bovendien zorgt een verslag voor een extra contact tussen de deelnemers en jouw organisatie. Ook stellen sprekers het op prijs wanneer van hun bijdragen een professionele samenvatting verschijnt.
Stap 7: evalueren
De evaluatie is de basis van een volgend evenement. Voor een evaluatie door deelnemers zijn er verschillende manieren. Je kunt – ouderwets – een A4-tje met open vragen laten invullen, de deelnemers na de bijeenkomst een digitale vragenlijst toesturen of de volgende dag een aantal deelnemers gaan bellen. Hoe meer tijd er is verstreken, hoe minder bruikbaar de uitkomsten zijn. Vraag altijd naar verbeterpunten, want daar word je beter van. Bij de evaluatie is het daarnaast belangrijk waar je zelf tegenaan bent gelopen. Maak op grond daarvan een lijst van ‘do’s and don’ts’ en schuw daarbij de details niet!
De 7-stappenmethodiek biedt je een houvast bij het organiseren van bijeenkomsten. Je kunt ermee voorkomen dat er niets gebeurt omdat iedereen op iedereen zit te wachten. Vaak is het dan aan jou om door te pakken, waardoor jij weer alle werk op je neemt. Gebeurt dit toch, overweeg dan een gespecialiseerd bureau in te huren. Door effectief en kostenbewust te handelen, verdient zo’n bureau zichzelf vaak terug.
Creatieve invulling
Laat het budget het toe, denk dan eens aan een cabaretier die de dag ludiek afsluit, een zangeres die de samenvatting zingt, een tekenaar die de dag in beeld omzet of actrices die de deelnemers verrassen.
Over de auteur
Ingrid Solleveld richtte in 2008 het congresbureau SOLA op. Zij ondersteunt managementassistenten, directiesecretaresses, eventmanagers en programmamanagers bij het organiseren van congressen, veelal over thema’s als duurzaamheid en innovatie. SOLA heeft inmiddels ook een sprekersbureau en een academy. Daar worden onder meer de tweedaagse training in de 7-stappenmethodiek en sprekerstrainingen aangeboden. Zie www.sola-academy.com en solasprekers.nl
Dit artikel is op 4 december 2018 ook gepubliceerd in Managment Support