Herkent u het ook?

Inschrijf-of contactformulieren op websites die onduidelijk, onverzorgd, rommelig en onnodig ingewikkeld zijn. Soms zelfs nog in de vorm van een PDF bestand die moet worden uitgeprint om een aanvraag te kunnen doen. Voor deelnemers die zich graag snel en eenvoudig willen aanmelden bij een vereniging of bijvoorbeeld een event, training of workshop een vervelende eerste kennismaking.

Goede formulieren zijn essentieel voor de uitstraling en het proces en zonder twijfel een belangrijk onderdeel van de beleving van de deelnemer, die er al snel een waardeoordeel aan zal koppelen. Neem het daarom serieus en zorg voor een goed uitziend en gebruiksvriendelijk ontwerp. Dit voorkomt een blijvende negatieve indruk en verkleint de kans dat mensen voortijdig afhaken.

Vaak is er ook een perceptie van digitaal afhandelen. Een digitaal formulier wordt bijvoorbeeld gebruikt om een e-mail te genereren, die vervolgens weer uitgeprint wordt. Of aan de achterkant worden alle verkregen gegevens weer gewoon in een CRM systeem of Excel bestand ingevoerd, wat de organisator alsnog onnodig veel tijd kost.

Conclusies: 1) Een slecht formulier is funest voor de conversie! 2) Voorkom handmatige activiteiten aan de achterkant van het online formulier en automatiseer daadwerkelijk het gehele proces. Dit bespaart kostbare tijd om echt aan de deelnemers te besteden.

Hoe voorkomt u dit?

Maak gebruik van professionele proces flow software waarmee u zelf eenvoudig een professioneel online formulier van A tot Z kunt inrichten met verschillende vraagtypes, inclusief conditionele schermberichten en conditionele en automatische e-mails. Dit maakt registratie zowel voor u als voor de deelnemer makkelijker en klantvriendelijker. Het doel is uiteindelijk zoveel mogelijk deelnemers zich te laten inschrijven en deze optimaal te bedienen.

Een voorbeeld ter verduidelijking.

U wilt een inschrijfformulier op uw website plaatsen voor een event, congres of bijeenkomst met de opties deel te nemen aan de lunch, eventueel met speciale dieetwensen, en verschillende activiteiten en/of workshops met een maximaal aantal deelnemers.

Hoe fijn zou het zijn als u beschikt over een functionaliteit vooraf zelf al conditioneel de gewenste eisen te kunnen stellen aan registraties: van, tot, max, condities.. etc. Wanneer een maximum aantal deelnemers is bereikt kan in dit geval automatisch een zelf te kiezen boodschap worden getoond. Denk hierbij aan een melding dat de betreffende activiteit of workshop is volgeboekt met het advies een andere keuze te maken. Maar ook de automatische generatie van facturen, tickets, badges, contracten, diploma’s of certificaten, die vervolgens automatisch naar de deelnemers worden verstuurd, kan een interessante optie zijn. Alle gegevens direct real time beschikbaar in een online database, zodat op elk moment duidelijk is wat de status van het event, bijeenkomst of congres is. Deze zeer klantvriendelijke functionaliteiten vervangen veel handmatige werkzaamheden met bijvoorbeeld Excellijsten en reduceren de kans op fouten tot 0.

Meer weten?

Herkent u enkele aspecten en bent u benieuwd welke oplossingen er nog meer mogelijk zijn neemt u dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

 

Geschreven door Marco Meijer van Easydus.
Cloud based software dat SOLA al jaren gebruikt om de klanten een premium beleving te geven.